Ist Ihr Büro ausreichend geschützt?

Ist Ihr Büro ausreichend geschützt?

So können Sie Ihr Büro sichern und schützen

Daten waren noch nie so wertvoll wie heute. Die Datenflüsse im Büro werden immer umfangreicher, wodurch auch die Menge an gespeicherten Daten zunimmt. Unternehmen müssen diese Informationen zudem gegen die immer häufiger auftretenden internen und externen Bedrohungen schützen.

Das Büro ist das Herzstück der meisten Unternehmen. Hier treffen Geräte und die Menschen aufeinander, die diese Geräte bedienen. Obgleich Innovationen der Büroumgebung ein ganz neues Gesicht verleihen, bleibt diese im Hinblick auf die Sicherheit auch künftig der durchlässigste Unternehmensbereich. Durch vernetzte Endgeräte - häufig Mobilgeräte - stehen IT- und Sicherheitsteams ständig vor der Herausforderung, Sicherheitsrisiken zu minimieren. In vielen Unternehmen gibt es jedoch eine Vielzahl von täglich genutzten Geräten, die dabei leicht übersehen werden.

Schaffung einer Sicherheitskultur
Die Kombination aus geschulten Mitarbeitern und geschützter Bürotechnik muss als erste Verteidigungslinie dienen, wenn es um die Bürosicherheit geht. Obgleich der Einsatz moderner Innovationen den Arbeitsplatz tagtäglich sicherer macht, sind z.B. Mobiltelefone, die im Zug vergessen werden, Gespräche an öffentlichen Orten und vertrauliche Dokumente, die im Drucker zurückgelassen werden, nach wie vor eine Herausforderung für die Sicherheitsteams der Unternehmen. Informationen können schließlich in vielen verschiedenen Formen vorliegen, und Menschen bleiben in vielerlei Hinsicht immer ein Risiko. Bei aller Begeisterung über das Internet of Things (IoT) gerät leicht in Vergessenheit, dass auch internetfähige Drucker und Scanner Teil dieses wachsenden Ökosystems sind.

Beim Drucken von Dokumenten, die vertrauliche Informationen enthalten, ist es beispielsweise erforderlich, dafür zu sorgen, dass der Zugriff auf die Ausdrucke nur möglich ist, wenn der Absender diese selbst aus dem Papierfach des Druckers abholen kann. Ohne diese einfache, aber wichtige Maßnahme könnten Informationen schnell in falsche Hände geraten.

Obwohl es sich meist nur um ein harmloses Versehen handelt, kann ein nachlässiger Umgang mit Daten beträchtliche Auswirkungen haben. Drohende Geldbußen seitens der Aufsichtsbehörden und daraus resultierende geschäftliche Verluste können dazu führen, dass betroffenen Unternehmen dauerhafte Schäden entstehen. Eine Belegschaft, die jedoch entsprechend geschult und sich ihrer Verantwortung im Bereich Datenschutz bewusst ist, gilt als beste Form der Verteidigung gegenüber möglicher Bedrohungen.

Menschlicher Schutz vs. Hardware-Schutz
Sicherheitsprobleme entstehen oft dadurch, dass bei der Wartung der IT-Landschaft einzelne, meist ältere, Geräte einfach vergessen werden. Nehmen wir zum Beispiel den Drucker. Dieser wird täglich verwendet, ist an das Firmennetzwerk angeschlossen und wird so häufig zum Empfänger der vertraulichsten Informationen eines Unternehmens. Zusätzlich werden Sicherheitsmaßnahmen in Firmennetzwerken oft nicht in ausreichendem Umfang oder konsequent genug durchgeführt. Dies führt dazu, dass Geräte im Netzwerk anfälliger werden. Die vorherrschende Meinung lautet, dass ein Drucker einfach Teil der Büroausstattung ist, also nichts weiter als ein Peripheriegerät. Die Geräte, die heutzutage im Büro eingesetzt werden, sind jedoch wesentlich ausgereifter: Sie verfügen über eingebettete Betriebssysteme und unterstützen Cloud-fähige, integrierte Dokumentenlösungen.

Unternehmen müssen zusätzlich bedenken, dass die meisten Geräte genau wie Computer auch über eine Festplatte verfügen. Wenn sichergestellt wird, dass diese Daten verschlüsselt werden und nur Mitarbeiter darauf zugreifen können, die über die notwendigen Berechtigungen verfügen, und die Daten nach der Nutzung verantwortungsvoll entsorgt werden, wird das Risiko unerwünschter Verstöße weiter minimiert.

Die bevorstehende Umsetzung der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU ist ein Weckruf und erinnert die Unternehmen daran, alle Aspekte ihrer Bürosicherheit zu überprüfen und neu zu überdenken.

Es gibt einfache Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um die Compliance zu gewährleisten. Am wichtigsten ist es, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter zu den Büro-Sicherheitsrichtlinien sowie ihrer individuellen Rolle beim Schutz von vertraulichen Daten schulen.

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